理解の手順

パワポ作成で押さえるべきポイントとは？

• パワーポイントによる資料作成の手順と方法、ポイントについてお伝えします。まずは、資料の構成と最終目的をよく考えることが大切です。このプロセスを踏まずにいきなり資料作成に取り掛かると途中で行き詰まったり、満足できないものに仕上がってしまいます。

  最初のプロセスが重要

  資料作成の第一歩は、自分の立場を明確にした上で、「誰に」「何を伝えるのか？」「最終目的は何か？」をはっきりさせることです。メッセージが同じでも社内で使う場合とクライアントや一般の人を相手にする場合では、用語や構成・流れが異なります。例えば、多くの聴衆へのプレゼンに使うケースでは、会場の広さや明るさ、スクリーンの大きさなどの状況に適したフォントサイズや図柄を考える必要があります。
  さらに、資料の目的が明確でないとストーリー展開や構成が定まりません。ロジックの組み立てを重視しながら、目的に合わせてスライドの構成と流れを決めるのが基本です。
  全体の構成としては、目次のあとに複数のメッセージを含む各トピックスがブロックとして続き、最後にサマリーを加えると、うまくまとまります。ロジックに沿ってトピックスを順序立て、そこから各トピックス内におけるメッセージの流れを考えると良いでしょう。メッセージが多い場合は、トピックスごとに目次を置くと全体の流れがつかみやすくなります。

• メッセージが伝わるスライドの組み立て方

  各スライドを作る際の原則は「1スライド・1メッセージ」です。1つのスライドにメッセージが複数あると内容が薄まり、相手が混乱する恐れがあります。どうしても必要なメッセージなら別のスライドに分けましょう。メッセージが1つなら、実際にプレゼンなどで説明する際もスムーズに進みます。
  スライド内の構成は、タイトル（内容の主題）、ヘッダー（そのスライドのメッセージ）、ボディー（メッセージの詳細）で統一しましょう。統一することで、次のスライドへ変わっても相手がすぐに構成を理解できます。

• スライドを見やすくして効果を高めるコツ

  それぞれのスライドを見やすくして訴求力・効果を高めるための、よりテクニカルなコツをご紹介します。
  1）テキストは極力使わない
  初心者の資料ではテキストだけのスライドを見かけますが、文章だけでは資料とはいえません。テキストの分量は必要なものだけに絞り、1つの文を最小限のキーワードで言い換えられるようにしておきましょう。
  スライド内に複数のコメントがあるときは、これらをテキスト付きの図形に変え、矢印や吹き出しで相互関係を示すようにすると、それだけで印象は変わります。グラフを説明する場合も、変化点などをテキスト付きの吹き出しで指し示せばわかりやすくなります。どうしてもテキストが必要な場合は1項目につき最大でも1.5行、スライド1枚当たりの項目数は最大でも2～3に抑え、フォントの大きさで重要度を伝えましょう。
  
  2）視覚的オブジェクトを活用する
  図やグラフ、表などのオブジェクトは「スライドの中央に1つ」が理想的です。複数載せる場合は、関係する部分をテキスト付きの矢印・吹き出しなどで関連づけるとわかりやすくなります。表の場合は、強調したいセルを太枠にし、吹き出しや色を変えるなどの工夫をすると良いでしょう。テキストと同様、できる限りシンプルにすることが効果的な資料作りのコツです。
  
  3）揃える・統一する
  テキストやオブジェクトの位置や間隔を揃えるには、複数のオブジェクトを選択し「ホーム」タブ－「配置」ボタン－「配置」メニューで行います。
  タイトルは異なるフォントでも大丈夫ですが、基本的にフォントの種類は統一し、ボディーは同一フォントをサイズで使い分けることをおすすめします。サイズは大・中・小の3つほどを使い分け、大サイズは見出しやタイトル、中サイズは基本的なテキスト部分、小サイズは注釈部分というように統一すると見た目がすっきりします。
  
  4）過度な装飾はしない
  プレゼン資料では「Meiryo UI」や「MS Pゴシック」が好まれ、「明朝体系」のフォントはあまり使われません。また、普通のテキストのフォント色は90%程度の灰色にすると落ち着いた印象になります。全体の配色は2～3色までとし、資料全体で同じ配色を使うと統一感が出ます。「デザイン」タブ－「バリエーション」リボン－「配色」メニューから選べば、悩むことなく自然な配色ができます。
  図形やテキストを影付きや3Dにする「図形の効果」は上手く使いこなせれば効果的ですが、そうでない場合は統一感がなくなってしまうので、注意しましょう。